先把机构资料整理到可用状态
- 由资料负责人维护课程说明、工作流程、接待规范和常见问题；标明生效日期与版本。
- 先选一小组老师或教务试用，并为各自账号配置合适的访问范围。
- 按IMA 连接说明完成安装、授权和验证，确认目标知识库内容能被接口检索。
从试点到日常问答
先用已知问题验证
选择资料中明确有答案的问题，比如“新老师第一次带班前要准备哪些材料”。核对检索到的文档是否正确。
让回答带上来源
要求列出依据文档、适用范围和材料中可见的版本信息；没有依据时直接说明不知道。
把答案整理成执行步骤
在材料依据之外，不自行增加机构承诺。把需要负责人确认的项目单独列出。
用试点反馈完善原资料
资料负责人回到知识库修订原文。后续再检索核对，不把聊天中的临时说法当作制度更新。
示例：新老师带班前的准备清单
可以这样对灵毫说
请从我已授权的 IMA 知识库中，检索“新老师首次带班准备”的相关制度。 只依据检索到的资料，整理开课前、上课中、课后三个阶段的清单。 每条关键要求标注来源文档；如果材料里有版本或生效日期，请一并列出。 存在冲突版本时不要自行选择，把差异列出供负责人确认；检索不到的内容标为“未找到依据”。 不要上传、修改资料，也不要替机构作出新的承诺。
预期得到什么
查得到
来源清单
列出实际检索到的文档及其中可见的版本信息。
看得懂
工作步骤
把长文整理成适用于本次问题的操作清单。
分得清
待确认事项
缺失依据、冲突版本与权限限制单独列出。
持续使用时，记住四个边界
- IMA 当前连接以只读检索为主，不是自动上传或双向同步服务。
- 资料更新后重新发起检索，并检查原文；不要承诺“所有人实时得到最新答案”。
- 机构制度、对外承诺和敏感业务问题，由相应负责人最终确认。
- 如果改用 Obsidian，本地 Vault 的读取与笔记写入，不会自动变成多人在线共享；见Obsidian 说明。
有了机构资料，再处理会议安排
把已有制度和会议决定分别标清，避免混在一起。